Ser organizado não é uma característica de todas as pessoas, certo? Contudo, ser capaz de manter objetos, arquivos e afazeres em ordem é uma necessidade tanto para a vida quanto para o mercado de trabalho. A desorganização no trabalho não é bem vista em nenhuma área de atuação, e por mais que você não seja naturalmente organizado, é fundamental desenvolver essa habilidade para não prejudicar a sua carreira.
Pode ser que essa tarefa pareça impossível para você. Todavia, com pequenos passos estratégicos, você vai conseguir atingir seu objetivo. Sem nem perceber, você vai ser o novo dono de uma mesa de trabalho impecável, sem acúmulo de papéis antigos nem objetos que não funcionam mais, e também o responsável por uma lista de atividades organizada e eficaz.
Depois disso, você vai notar a diferença na sua produtividade e tranquilidade para trabalhar no dia a dia. Com organização, você vai ter mais visibilidade de suas responsabilidades e prazos, não vai enlouquecer ao perceber que precisa entregar um relatório amanhã, vai ser capaz de ordenar as demandas em ordem de prioridade e passar uma impressão positiva com uma mesa limpa.
Como resolver a desorganização no trabalho? 8 dicas práticas para implementar já
1 – Identifique tudo que está desorganizado – na mesa e fora dela
O primeiro passo é olhar para a bagunça e identificar tudo que está fora do lugar. Por mais que o termo “organização” muitas vezes remeta apenas a questões físicas, como a mesa e as gavetas do escritório, a ordem precisa estar em outros lugares também. Seu computador, por exemplo, precisa ser verificado, assim como o e-mail e tudo que você usa para trabalhar.
Assim, você vai perceber arquivos em lugares errados, e-mails não respondidos, papéis de anos atrás acumulados em pastas, canetas que não funcionam mais e até alimentos vencidos no fundo da gaveta. Nessa etapa, talvez você fique estressado com a quantidade de coisas a organizar e pense em desistir. Contudo, tente manter a calma e ir aos poucos, para assim não abandonar a missão ainda no começo.
2 – Faça uma grande faxina e não tenha medo de usar o lixo
Identificou tudo que precisa ser organizado? Então coloque o plano “faxina” em ação. Para que ele dê certo, você precisa estar focado e comprometido, sem dó ou medo de mandar muitos itens para a lixeira, seja ela virtual, seja ela física.
Para decidir “o que vai e o que fica”, pense no seu cotidiano. Itens que você não utiliza há meses podem receber um novo destino, e papeladas que estão disponíveis em outras plataformas e locais podem ir diretamente para o lixo. Aqui, tome cuidado com o descarte de informações confidenciais, mas não use a confidencialidade como desculpa para manter materiais inúteis.
Da mesma maneira, esvazie sua caixa de entrada do e-mail, exclua documentos antigos da área de trabalho e deixe apenas o que, de fato, faz sentido no seu dia a dia.
3 – Entenda como o seu cérebro se organiza e reflita-o no trabalho
Finalizando a faxina, você vai precisar fazer um trabalho de observação interna. Pense na maneira como o seu cérebro funciona para trabalhar e nos processos que você costuma seguir para realizar suas atividades. Assim, vai ficar mais fácil de entender quais são as técnicas e formas de organização que fazem sentido para você.
Como organizar as pastas do computador? De que maneira definir o que vai em cada gaveta da sua mesa? Quantas canetas deixar à vista? De quantos cadernos e blocos de anotação você precisa? A resposta para cada uma dessas perguntas está na sua individualidade, então, escute-a para criar uma organização certeira.
De modo contrário, se você apenas seguir dicas e recomendações generalistas, corre o risco de se frustrar, não conseguir se “localizar” durante o expediente e, como resultado, criar uma nova bagunça. E você não quer jogar fora todo o avanço que conquistou até aqui, não é mesmo?
4 – Seja minimalista
Uma tática para evitar a “reincidência” na bagunça é adotar uma postura minimalista. Quanto menos você acumular, menos vai alimentar a possibilidade de acumular itens e arquivos. Por isso, antes de comprar algo novo, levar alguma coisa ao escritório e empilhar mais papéis na mesa de trabalho, faça um exercício de pensar na praticidade.
Se aquele item não vai trazer benefícios práticos, objetivos e úteis para a sua rotina, deixe-o de lado. A mesma lógica pode ser aplicada para o mundo virtual. Antes de salvar novos arquivos, criar uma nova pasta ou manter um e-mail na caixa de entrada, pense na utilidade de cada um desses documentos.
Ao longo do tempo, você vai perceber os benefícios de se ater ao que é necessário, apenas, e ver como a sua produtividade vai aumentar.
5 – Encontre um método de organização de tarefas
Como a organização vai muito além de ter uma mesa e um computador em ordem, chegou o momento de pensar no outro lado dessa moeda: a organização das tarefas. Se você nunca consegue se planejar, sempre entrega demandas com atraso, descobre prazos com pouco tempo para cumpri-los e não tem uma logística de trabalho, chegou o momento de desenvolver essa competência.
Para isso, busque um método de organização que faça sentido para você. Por exemplo, você pode testar caderninhos, agendas físicas, planners, listas de tarefas a serem cumpridas, calendários físicos ou virtuais e plataformas, como o Trello e o Notion.
O importante é encontrar aquele que se encaixa na sua rotina e faz sentido para a sua linha de raciocínio. Aliás, tenha em mente que nem sempre os métodos sofisticados serão os ideais para você. Muitas pessoas são extremamente organizadas apenas com um caderno simples de tarefa.
6 – Estabeleça uma rotina
Depois de ter tudo arrumado, desenvolver uma lógica e seguir o método de organização, não pense que o jogo já está ganho. Sem uma rotina estabelecida, você corre o risco de se perder, esquecer compromissos e datas e acabar perdendo todo o avanço conquistado até aqui.
Isso ocorre porque a rotina adiciona um senso de ordem, previsibilidade e tranquilidade aos dias, e depois que você entende como seu cotidiano melhorou com ela, não vai querer voltar atrás. Sendo assim, pense em uma lógica para seguir os seus dias, sempre de acordo com o que faz sentido para você, e faça as alterações necessárias até chegar no modelo ideal.
7 – Não deixe a peteca cair no meio do processo
Agora que tudo está pronto e organizado, chegou a hora de colocar a nova forma de trabalhar em prática e não deixar a peteca cair.
Talvez você acumule um pouco de lixo na sua mesa de vez em quando, deixe os e-mails ficarem parados na caixa de entrada ou esqueça de jogar a papelada fora. Isso tudo é normal, não perca a motivação por conta desses episódios, e lembre-se de que você sempre pode recomeçar e retomar a busca por uma vida mais organizada.
8 – Faça limpezas periódicas
Lembra daquela primeira faxina? Ela é extremamente importante, mas não pode ser a única. Limpezas precisam acontecer de forma periódica. Então, de acordo com as suas necessidades e rotina, estabeleça uma frequência para as faxinas, tanto para a sua mesa e objetos, quanto para os documentos virtuais. Essa constância é a chave para manter uma vida organizada e evitar “cair em tentação” pela bagunça.
Como agora você já sabe tudo sobre como resolver a desorganização no trabalho, que tal dar mais um passo na sua carreira? Se inscreva em uma pós-graduação em 4 meses e faça a sua vida profissional decolar em menos de um semestre, se tornando um especialista para chamar a atenção do mercado de trabalho.
