Automatização de processos: o que é e como fazer [+ 4 dicas]

conceito de automatização de processos

Observamos hoje uma movimentação de um mercado cada vez mais digital, em que as empresas têm seus processos automatizados e integrados com tecnologias e sistemas. Nesse sentido, entender sobre a automatização de processos vem se tornando algo fundamental para acompanhar as tendências e manter sua empresa atualizada. 

Além disso, automatizar processos apresenta uma série de benefícios para o negócio. Mas, o que de fato esse termo significa? E como colocar esse conceito em prática? Você encontra a resposta para essas e outras dúvidas neste artigo. Continue a leitura para aprender mais sobre o assunto! 

O que é automatização de processos?

O primeiro passo para entender o tema é compreender o que de fato esse conceito significa. Na prática, automatizar um processo é tornar operacional o que antes era executado manualmente. 

Isso pode ser desde algo considerado mais simples, como automatizar o cadastro de clientes, até situações mais complexas, como gerar análises e relatórios financeiros da empresa. 

Existem diferentes formas de automatizar um processo, mas podemos dizer que o objetivo central da prática é aprimorar os fluxos de trabalho, tornando-os mais eficientes. Diante disso, é possível observar uma série de benefícios para o negócio. 

A automatização de processos ajuda a diminuir o tempo, os custos e os desperdícios de uma empresa. Também contribui para aumentar a produtividade e minimizar as falhas, controlando todos os processos do negócio. 

Como automatizar processos?

Existem diferentes caminhos e recursos que podem ser utilizados na hora de automatizar um processo. Isso porque há uma série de tecnologias e softwares disponíveis no mercado com focos variados. 

No entanto, antes de partir para a escolha das ferramentas que vão te ajudar nesse processo, é preciso adotar algumas práticas para compreender quais são as necessidades do negócio. Para isso, você pode seguir o passo a passo:

1 – Domine os processos da empresa

Para começar a entender como você pode automatizar a sua empresa, é preciso estudar todos os processos dessa organização. A dica é estruturar o desenho de todo o fluxo operacional da empresa. Desde o desenvolvimento do produto ou serviço, passando pela captação do cliente até o pós-venda. 

Para isso, você pode estruturar uma equipe multidisciplinar com representantes de cada área estratégica. Assim, será mais fácil entender qual o real fluxo operacional do seu negócio. A partir disso, será possível avaliar a empresa e entender quais são os caminhos para a automatização. 

2 – Avalie os fluxos operacionais

O segundo passo para entender como automatizar o seu negócio é avaliar criticamente os fluxos operacionais da sua empresa. A partir das informações coletadas anteriormente, será possível analisar cada passo para compreender quais processos estão fluindo de forma consistente e quais são os desafios que podem ser aprimorados com ferramentas de automação. 

Nesse momento, é importante lembrar que a automatização de processos é uma solução para tornar melhor aquilo que já existe. Isso quer dizer que o processo precisa já existir e estar com seu fluxo desenhado, pois o papel das ferramentas é aprimorar esse trabalho.

Ou seja, a automatização não significa redesenhar ou revolucionar a forma como as tarefas são realizadas. Nesse caso, é preciso acionar o time de planejamento e inovação para pensar novos fluxos. 

3 – Desenhe possíveis soluções 

Agora que você identificou quais processos podem ser otimizados, é hora de pensar de que forma as ferramentas de automatização vão contribuir para isso. Pense no cenário ideal de cada fluxo e o que falta para chegar lá. Identifique onde estão os gaps, se eles podem ser eliminados ou reduzidos e quais as soluções para isso. 

Identifique onde a tecnologia pode entrar para melhorar os processos e quais os passos para isso. Existe algum empecilho para colocar em prática essa solução? Há alguma forma de contorná-lo? Essas são algumas reflexões necessárias nesse momento. 

4 – Defina as ferramentas de automatização

Após fazer esse processo minucioso que te ajuda a compreender como automatizar a empresa, é hora de definir as melhores ferramentas de automatização para solucionar os gaps encontrados. 

O mercado disponibiliza uma série de ferramentas, tecnologias e softwares para a automatização dos processos de uma empresa. Como cada uma opera de uma maneira diferente, é essencial ter realizado o estudo para identificar quais processos podem ser otimizados e de que maneira você deseja fazer isso. 

Torne-se um especialista na área 

O mercado tem uma demanda crescente de profissionais especializados no assunto. Se você se interessou sobre o tema, buscar conhecimento e formação na área pode ser um grande diferencial para você se destacar e conquistar posições mais altas. 

É possível tornar-se um especialista tanto em automatização de processos, quanto em ferramentas e tecnologias para de fato automatizar um processo. Ou seja, existem inúmeros caminhos e carreiras que você pode seguir a partir desse tema. 

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