O processo de integração de um novo colaborador a uma empresa é sempre delicado. A companhia precisa estar pronta para recepcionar o profissional e deixá-lo confortável, sentido-se parte do time desde o começo. Por isso, é essencial que a equipe de Recursos Humanos saiba o que é onboarding e consiga conduzir esse processo da melhor maneira possível.
Afinal de contas, os primeiros dias de um novo funcionário são cruciais para a sua trajetória dentro da empresa. Eles vão ajudar na criação de um senso de pertencimento e conhecimento da organização, aumentando a produtividade e o engajamento ao longo do tempo.
Porém, isso só é possível quando a integração é realizada de forma eficaz. Ou seja, quando o onboarding é bem feito. E para que isso ocorra, em primeiro lugar você precisa entender o que é, exatamente, esse termo em inglês.
O que é onboarding?
A palavra “onboarding” pode ser traduzida para “integração” ou “ambientação”. Sendo assim, ela é a expressão que define todos os processos de admissão de um colaborador, em seus primeiros dias de trabalho. Seu objetivo é apresentar o ambiente de trabalho, os colegas, a cultura e a identidade da empresa, deixando-o pronto para começar a atuar.
Como consequência, uma boa integração é capaz de diminuir a taxa de turnover, aumentar o engajamento, garantir fit cultural, deixar os objetivos do negócio claros e reduzir as chances de erros e confusões. Afinal, tudo já terá sido muito bem explicado ao funcionário.
Cada processo de onboarding tem as suas particularidades. Elas variam de acordo com as companhias, os departamentos, o nível de senioridade e o momento da empresa. Contudo, ele tem algumas regras.
Por exemplo, o ideal é que ele ocorra imediatamente após a admissão. Ou seja, a empresa precisa se organizar para que o onboarding aconteça nos primeiros dias do novo profissional, para que, em seguida, ele se sinta preparado para mostrar suas habilidades.
Por isso, você pode seguir alguns passos básicos para garantir um onboarding de excelência e sucesso. Confira abaixo 5 passos para que isso ocorra da melhor maneira possível.
Processo de onboarding em 5 etapas
1 – Defina todos os passos e os responsáveis por eles
Antes de tudo, defina quais serão todos os passos e os responsáveis por cada um deles. Como já citamos, cada onboarding terá as suas peculiaridades. Por isso, alinhe os objetivos e estratégias com as lideranças e formalize as etapas do processo.
Isso inclui definir quais serão os treinamentos, quem ficará responsável por cada um deles, lembrar do Manual do Colaborador, verificar o orçamento para o kit de onboarding, estabelecer um cronograma e aprovar todos os passos.
2 – Atualize o Manual do Colaborador
Em seguida, verifique se o Manual do Colaborador está atualizado. Este é um documento fundamental para qualquer processo de onboarding. Ele deve conter todas as informações importantes sobre a empresa, o cargo em questão, as regras e diretrizes da companhia, informações de RH e muito mais.
O documento precisa seguir como um verdadeiro guia a ser consultado. Por isso, revise o material e organize as dinâmicas para todas as atualizações necessárias.
3 – Monte o kit de onboarding
O Manual do Colaborador, inclusive, precisa ser um dos itens do kit de onboarding. Estamos falando de uma série de elementos que será entregue ao funcionário assim que ele chegar. Essa é uma excelente oportunidade para demonstrar carinho e atenção ao novo colaborador, que será recepcionado com tudo o que ele precisa para trabalhar e mais alguns “mimos”.
Por isso, inclua todos os materiais no kit, como itens de escritório, o Manual do Colaborador e alguns extras. Eles podem incluir guloseimas, livros, garrafas e canecas e muito mais.
4 – Recepcione o profissional e apresente o ambiente de trabalho
Com tudo organizado, alinhe tudo para o primeiro dia do novo colaborador e faça a sua recepção. Nela, vale a pena entregar o kit de onboarding, apresentar o ambiente de trabalho, mostrar onde ele irá atuar e fazer uma breve apresentação de seus futuros colegas de trabalho.
Assim, ele terá uma recepção calorosa, com uma ótima primeira impressão para iniciar essa nova etapa de sua jornada profissional.
5 – Siga com todos os treinamentos e acompanhamentos
O próximo passo consiste em seguir com os treinamentos. Conforme você definiu lá na primeira etapa, eles precisam ser realizados nos primeiros dias de trabalho, e ministrados pelos profissionais escalados. Contudo, o onboarding não para por aí.
Iniciar em uma nova empresa pode ser um processo bastante exaustivo para os profissionais. Por isso, acompanhe de perto esses primeiros momentos, garantindo que o colaborador está bem e sendo acolhido, além de estar confortável e motivado com os treinamentos.
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