Um e-mail precisa ser bem redigido para garantir a clareza e a eficácia da comunicação, especialmente em ambientes profissionais. Confira os principais erros que você não deve cometer ao escrever um e-mail.
O e-mail bem escrito deve transmitir a mensagem de forma direta, evitando mal-entendidos e garantindo a compreensão do destinatário. Além disso, é importante se atentar à escolha cuidadosa das palavras, o uso adequado da gramática e a estrutura lógica do texto.
A boa escrita mostra que o remetente valoriza a comunicação eficaz e que está comprometido em manter um diálogo claro e respeitoso. Facilita a comunicação e ainda contribui significativamente para o sucesso e a reputação profissional.
Erros que você não deve cometer ao escrever um e-mail
Já está clara a importância de escrever um e-mail com dedicação. Mas o que não fazer? A seguir, você confere uma lista detalhada dos principais erros que devem ser evitados.
1 – Não se atentar à escrita correta
Lembre-se de que não é uma mensagem de WhatsApp para um amigo: um e-mail é bem mais formal, e deve ser escrito com atenção à ortografia e à gramática. Felizmente, há diversas ferramentas de corretor automático que podem te ajudar.
Uma dica: sempre que tiver alguma dúvida sobre a escrita de uma palavra, jogue no Google para ver qual é a forma correta. Atente-se principalmente às palavras com hífen, pois são as mais passíveis de erro.
Você também pode procurar por um site de sinônimos para não repetir excessivamente uma determinada palavra.
2 – Escrever além do necessário
Embora alguns tipos de e-mail exijam complexidade e textos maiores, evite escrever de maneira excessiva e cansativa. Enxugue o máximo que der, porque mensagens longas podem desviar a atenção do leitor e tornar a comunicação menos eficaz.
Assim, um e-mail direto e conciso facilita a compreensão e garante que o destinatário se concentre nos pontos mais importantes. Ao eliminar informações supérfluas e focar no essencial, você respeita o tempo da outra pessoa e aumenta a probabilidade de receber uma resposta rápida.
3 – Não colocar o assunto
O assunto do e-mail serve justamente para que a pessoa saiba do que você quer falar antes mesmo de abrir. Isso é importante para que o leitor possa priorizar a leitura e identificar rapidamente a relevância da mensagem.
Quando o assunto está ausente, ou quando está muito “misterioso” e não dá para entender do que se trata, o destinatário pode ignorar o e-mail, classificá-lo como irrelevante ou até mesmo considerá-lo spam.
Vale observar que um assunto bem formulado ajuda a organizar a caixa de entrada, facilitando a localização e o acompanhamento de e-mails importantes no futuro.
4 – Esquecer a saudação e a despedida
A não ser que o e-mail seja rápido e para alguém que você tem mais intimidade e convívio, é imprescindível deixar uma saudação e uma despedida.
Esses elementos são essenciais para demonstrar cortesia e respeito. Uma saudação adequada ajuda a criar uma conexão inicial com o leitor, enquanto uma despedida bem colocada encerra a mensagem de forma educada e profissional.
Em e-mails formais, você pode começar com “Prezado(a)” ou “Caro(a)” e finalizar com “Atenciosamente” ou “Cordialmente”. Já em contextos mais informais, saudações como “Olá” e despedidas como “Abraços”.
5 – Não especificar o motivo do contato
Deixar de explicar claramente por que está entrando em contato pode confundir o leitor e resultar em uma resposta ineficaz ou nenhuma resposta. Seja claro no texto e explique o motivo do seu contato logo no início, se possível.
Isso ajuda a outra pessoa a entender rapidamente o contexto e a importância da sua mensagem, permitindo que ele responda de maneira mais eficiente e direcionada.
6 – Enviar e-mail em horários inadequados
Evite enviar e-mails em horários inadequados, como tarde da noite ou durante o fim de semana, a menos que seja algo realmente urgente. Enviar e-mails fora do horário comercial pode ser visto como uma invasão do tempo pessoal do destinatário e pode causar desconforto ou pressão desnecessária para responder rapidamente.
Além disso, e-mails enviados nesses horários podem acabar perdidos na caixa de entrada, especialmente se o destinatário receber muitas mensagens ao longo do dia.
Prefira enviar e-mails durante o expediente, quando o destinatário está mais propenso a estar disponível e atento às suas mensagens. Ou seja: o melhor horário é geralmente entre 9h e 17h, de segunda a sexta-feira.
7 – Não revisar
Revisar o e-mail ajuda a garantir que todas as informações estão corretas e que a mensagem está clara e bem estruturada. Nunca deixe de conferir tudo antes de apertar “enviar”.
Escrever um e-mail adequado é importante, mas não é a única habilidade necessária para se dar bem no mercado. Conheça os cursos Nano online e conquiste credibilidade.
