Você sabe como fazer a priorização de tarefas e evitar atrasos ou atividades negligenciadas? No dia a dia, é comum acumular alguns afazeres e, se não tiver organização, pode acabar deixando algo passar.
Mesmo quem tem um bom planejamento do dia pode ser ver lidando com imprevistos e solicitações urgentes que atrapalham o andamento das coisas e impedem de concluir uma tarefa que poderia ser simples.
Desde uma lista de tarefas até ferramentas mais complexas de gestão, existem diversas maneiras de visualizar o que deve ser feito e assim definir as prioridades. Dessa forma, fica mais fácil avaliar o andamento das atividades e selecionar o que deve ser feito primeiro.
O que é priorização de tarefa
Tendo em vista o cenário comentado acima, com imprevistos ou falta de planejamento, alguns profissionais acabam só “correndo atrás” do que deve ser feito e, além de afetar a qualidade da entrega, pode gerar retrabalho, atraso e acabar afetando a equipe inteira ou pior, fazendo as pessoas trabalharem mais horas no dia.
Priorizar tarefas significa elencar o que tem mais urgência, o que exige mais tempo, quais atividades serão feitas individualmente ou em grupo, facilitando a rotina de trabalho e permitindo que todos alcancem seus objetivos.
É importante destacar que, mesmo que o profissional saiba como fazer isso, os gestores também devem compreender essa dinâmica e apoiar essa priorização. Isso porque caso novas demandas surjam e tudo for considerado prioridade o cenário não mudará: o profissional continuará atarefado, fazendo muitas coisas ao mesmo tempo e correndo o risco de deixar tarefas passarem em branco.
Portanto, a liderança também deve desenvolver esse senso de prioridades ao delegar, indicando para a equipe quando uma nova demanda se tornar mais urgente, ou entendendo quando algo não puder ser realizado imediatamente pois há algo mais importante em andamento.
Por que priorizar tarefas?
Existem muitos benefícios em saber priorizar, desde organização até oportunidades na carreira. Confira:
Produtividade
É a melhor forma de manter a produtividade em alta. Ao priorizar os afazeres, é possível determinar tempo adequado para cada coisa e não deixar nada passar. Assim, as atribuições são feitas com menos interferência e o desempenho do profissional melhora.
Qualidade
Além de ser importante para manter a produtividade, a priorização de tarefas permite mais qualidade nas entregas e, para o profissional que tem planejamento de carreira e quer se destacar, é uma oportunidade para exercer suas atividades com tempo adequado e apresentar a melhor versão de seu trabalho.
Agilidade
Isso também reduz o tempo gasto para realizar qualquer tarefa, pois permite definir períodos específicos do dia ou da semana para focar em uma só entrega, agilizando o processo.
Dicas para realizar a priorização de tarefas
Sabendo da importância de fazer essa distinção, confira nossas dicas para tornar a rotina de trabalho mais organizada e eficiente:
Liste todas as tarefas
Pode ser em um pedaço de papel, usando um software ou em um arquivo digital, mas anote todas as tarefas, até mesmo as mais simples. Essas, inclusive, não podem ficar de fora, justamente por serem fáceis de serem esquecidas ou abandonadas quando outras mais urgentes surgem.
Determine os prazos
Atividades que são semanais, diárias ou mensais também devem estar no planejamento. Determine um dia da semana específico para cada uma e, se for necessário, crie alertas no calendário.
Já para projetos maiores, tenha em mente o prazo final de entrega, mas desdobre o conteúdo maior em tarefas menores, definindo prazos para cada uma individualmente. Assim fica mais fácil saber em que etapa está sem perder a visão do prazo final.
Defina como irá priorizar
Existem várias maneiras de fazer a priorização. Algumas empresas definem a cor como verde para as menos urgentes, amarelo para urgência média e vermelho para o que deve ser feito imediatamente. Outros preferem numerar sendo 1 a primeira a ser feita até a última tarefa.
Seja realista
Caso tenha que determinar o prazo de entrega, seja realista com a data, considerando o esforço que terá. Assumir algo urgente sem ter as ferramentas ou tempo hábil para concluir só servirá para aumentar as pendências e a carga de trabalho, gerando mais estresse e problemas nos resultados.
Conheça ferramentas de gestão
Algumas empresas contam com softwares elaborados que já ajudam a trabalhar com prazos e prioridades. Mas mesmo quem deseja fazer o controle pessoal pode se aproveitar de ferramentas gratuitas de gestão como Trello ou Notion.
Com elas, o profissional pode montar seu planejamento como preferir, usando checklists, cores, datas ou como achar melhor.
Use uma agenda
Sim, o calendário é seu amigo. Algumas pessoas preferem ter uma agenda física, outras utilizam os calendários disponíveis com serviços de e-mail como as plataformas do Google ou Microsoft. Caso não haja um modelo imposto pela empresa, escolha o que melhor se adequa, mas tenha-o como sua referência.
Inclua os prazos e informações importantes e crie o hábito de checar a agenda frequentemente para não deixar nada passar batido.
A priorização de tarefas permite ter uma rotina de trabalho mais organizada e saudável, e ainda ajuda os profissionais a planejarem outras atividades com foco em seu desenvolvimento pessoal e profissional, como uma pós-graduação. Aproveite as oportunidades de Black Friday e conheça as oportunidades disponíveis em nossas instituições.
