Você sente que poderia ser mais organizado e produtivo no trabalho? Ou que, mesmo fazendo várias coisas durante o dia, não consegue ser produtivo? Então, você precisa descobrir como melhorar a sua administração do tempo no trabalho.
É verdade que administrar bem o tempo pode ser um grande desafio, afinal, exige estabelecer metas, definir prioridades e otimizar ao máximo as horas dedicadas ao trabalho. Por outro lado, ao desenvolver essa competência, você conseguirá crescer profissionalmente, melhorar a qualidade de vida e cuidar da sua saúde mental.
Quer saber o que fazer para gerenciar melhor o tempo no trabalho e ter todas essas vantagens? Confira as dicas que daremos neste artigo.
Por que é importante saber como administrar o tempo no trabalho
Existem muitas vantagens para quem consegue gerenciar bem as suas horas no trabalho.
A primeira delas é que ter um dia bem organizado aumenta a produtividade. Além disso, quando uma pessoa realiza suas tarefas de forma planejada e cuidadosa, se sente muito mais confiante em relação à qualidade do seu trabalho.
Outro benefício é que cumprir prazos na entrega de projetos também ajuda a ganhar mais confiança dos gestores e colegas, e é uma forma excelente de se destacar profissionalmente.
Mas se você precisa de outro bom motivo para começar a administrar melhor o seu tempo no trabalho, saiba que, ao desenvolver essa competência, você ajudará a evitar a síndrome de burnout. Dados de um estudo feito pela empresa LHH em mais de 25 países – incluindo o Brasil – mostraram que 38% dos 14.800 entrevistados afirmaram ter desenvolvido o distúrbio durante o período de home office.
Todos esses números deixam clara a importância de saber administrar bem as horas de trabalho e assim manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Afinal, como fazer uma boa administração do tempo no trabalho?
Agora que você já sabe que a importância de administrar bem o tempo vai muito além da produtividade, é hora de conhecer as formas de desenvolver essa competência. Veja as dicas que listamos para te ajudar.
1 – Identifique as suas horas mais produtivas
Você sabe em quais horas ou período do dia costuma ser mais produtivo? Se ainda não conseguiu identificar, é importante que esse seja o seu primeiro passo.
A ideia é que você consiga realizar as suas tarefas de maior prioridade durante as suas horas mais produtivas.
Por exemplo, existem pessoas que se sentem mais dispostas e motivadas logo quando chegam no trabalho, mas que, depois do almoço, percebem o seu ritmo e a sua atenção diminuírem significativamente.
Nesses casos, o ideal é se dedicar a um projeto ou tarefa que exija tomada de decisões importantes no primeiro período da manhã. Durante a tarde, você pode realizar atividades que não demandem tanto esforço ou concentração, como responder e-mails, agendar compromissos etc.
Ao direcionar as tarefas mais complexas para as horas mais produtivas, você conseguirá cumpri-las em menos tempo do que se tentar encaixá-las em qualquer hora do dia.
2 – Planeje-se
Sabemos que nada funciona bem se não houver planejamento, e com a administração do tempo no trabalho não seria diferente, concorda?
Por isso, garanta que você comece o seu dia com uma ideia bem clara de tudo o que você precisa fazer.
Uma boa forma de se organizar nesse sentido é criando uma lista de afazeres para o dia seguinte. É claro que sempre existem imprevistos e compromissos que surgem de forma repentina, mas ter uma boa noção de como será o seu dia de trabalho ajudará muito.
Procure fazer disso um hábito e veja como você conseguirá administrar melhor o seu tempo.
3 – Estabeleça um limite de tempo para concluir uma tarefa
Um ótimo exercício para ter mais controle sobre as suas horas de trabalho é conseguir definir quanto tempo você gasta em média com cada tarefa.
Depois de criar a lista de afazeres que mencionamos anteriormente, dedique um tempo para pensar em quantas horas ou minutos você gastará com cada um deles. Leve em consideração as etapas, as dificuldades e os possíveis obstáculos que você pode encontrar enquanto realiza aquela tarefa.
Ao fazer isso, além de ficar preparado para possíveis dificuldades, você também conseguirá ficar mais focado e trabalhar de forma mais eficiente naquela atividade.
4 – Aprenda a delegar tarefas
Sabemos que delegar tarefas não é algo fácil, mas é fundamental para que profissionais de cargos sênior e gestores consigam dedicar seu tempo às atividades que realmente são de sua responsabilidade.
O microgerenciamento, ou seja, o controle excessivo das tarefas dos colaboradores, não só impede que eles se desenvolvam profissionalmente como também é um dos principais ladrões de tempo da sua rotina.
Quando você para diversas vezes durante o dia para verificar o andamento das atividades ou pega tarefas que poderiam ser realizadas por outra pessoa da sua equipe, isso interfere de forma significativa na organização e otimização do seu tempo.
Uma boa solução para esses casos é identificar as atividades que mais consomem tempo, dividi-las em tarefas menores e distribuir entre alguns membros do seu time que tenham as habilidades para realizá-las.
Claro que tudo isso deve ser feito com treinamento, instrução e com uma explicação dos motivos pelos quais a tarefa foi delegada.
5 – Use técnicas de gerenciamento de tempo
Por último, vamos dar uma dica muito prática para quem tem dificuldade de administrar o seu tempo de trabalho.
Se você ainda não conhece a técnica do Pomodoro, saiba que ela pode ajudar a organizar o seu tempo de forma muito simples.
Criada pelo empresário Francesco Cirillo no final dos anos 80, essa técnica de gerenciamento do tempo pode mudar a forma como você trabalha, utilizando poucos passos.
Para aplicá-la, faça o seguinte:
- Escolha uma tarefa para realizar;
- Programe um timer para 25 minutos;
- Trabalhe nessa tarefa por 25 minutos;
- Quando o timer tocar, faça uma pausa de 5 minutos;
- A cada 4 ciclos, faça uma pausa de 15 a 30 minutos.
Existem aplicativos gratuitos para smartphones, como o Pomodoro Timer Lite e o Pomodoro Timer, que facilitam o uso dessa técnica e te ajudam a controlar melhor o tempo gasto com cada tarefa.
Enfim, uma boa administração do tempo no trabalho tem impacto positivo em diversos aspectos da sua vida profissional e pessoal. Ao colocar essas dicas em prática, você conseguirá assumir o controle sobre as suas prioridades e terá tempo para tomar decisões importantes se ficar sobrecarregado.
