Você costuma acessar o seu e-mail no smartphone ou logar no computador da empresa e se deparar com uma caixa de entrada lotada? Se isso acontece, é provável que você se sinta sobrecarregado e que não consiga dar conta de todas as suas tarefas.
Quem passa por essa situação costuma encontrar e-mails que precisam de respostas rápidas, outros que já deveriam ter sido respondidos, além de publicidade, spam entre tantos outros. A verdade é que situações como essa podem ter um grande impacto na sua produtividade e até mesmo te prejudicar por ser visto como um profissional desorganizado.
Se você quer mudar isso e aprender como manter a caixa de e-mail organizada e ter fácil acesso às mensagens mais relevantes, continue lendo este artigo.
Como organizar uma caixa de entrada lotada
Faça da organização uma tarefa diária
O primeiro passo para acabar com a caixa de entrada lotada é definir a organização dos e-mails como uma meta diária.
Essa tarefa precisa fazer parte da sua rotina como qualquer outra atividade que você tenha no trabalho. Ela precisa ser agendada como os compromissos que você tem no dia a dia ao invés de ser feita com o tempo que sobrar.
Uma boa sugestão é que você leia os e-mails assim que chegar no trabalho e que essa também seja a sua última tarefa do dia.
Esvaziar a sua caixa de entrada irá abrir o caminho para as outras atividades, te ajudará a organizar a sua lista de tarefas do dia seguinte e ainda proporcionará uma sensação de realização no início e no final do expediente.
Utilize um método baseado em tempo
Se você gosta de utilizar listas de tarefas, esse método pode funcionar muito bem.
Para isso, você precisa criar quatro pastas novas para os e-mails mais relevantes, organizadas pelo tempo que você tem para lidar com o conteúdo delas.
Sempre que uma mensagem chegar, você irá direcioná-la para uma pasta específica. Por exemplo:
- Caixa de entrada: aqui ficam todos os e-mails que chegam antes de serem classificados;
- Hoje: nesta pasta, ficarão os e-mails prioritários e que precisam ser resolvidos ou respondidos no mesmo dia;
- Esta semana: essa pasta deve ser destinada para e-mails que precisam ser resolvidos durante a semana, mas que não são urgentes;
- Este mês: coloque os e-mails com baixa prioridade e que podem esperar.
Este método te ajudará a saber exatamente no que precisa focar no momento e você não perderá a noção do que precisa trabalhar mais tarde.
Comece a arquivar e-mails
Os provedores de e-mail mais populares como Outlook e Gmail oferecem a opção de arquivar mensagens, mas o que isso significa e como pode te ajudar?
Sabemos que as mensagens de e-mail podem ser consideradas documentos importantes no ambiente corporativo para comprovar troca de mensagens e resgatar históricos de conversas.
Por isso, arquivar e-mails é uma forma bastante prática de manter a sua caixa de entrada limpa ao esconder aqueles que você ainda não está pronto para deletar.
Por exemplo, imagine que você participou de uma reunião e a ata foi enviada por e-mail. Você não precisa tomar nenhuma ação em relação àquela mensagem, mas é importante que você a mantenha em algum lugar para consultar depois.
Ao arquivar essa mensagem, você reduzirá o acúmulo na sua caixa de entrada e ainda assim terá esse documento caso precise dele.
De tempos em tempos é importante limpar as suas mensagens arquivadas para evitar um novo local de acúmulo. Você pode fazer isso manualmente ou configurando a limpeza automática para que ela delete mensagens com mais de 30 dias.
Crie regras para os seus e-mails
Uma boa dica para manter a caixa de e-mail organizada é criar regras, que também são conhecidas como filtros.
Essas regras te ajudarão a identificar os e-mails por remetente ou assunto e colocá-los automaticamente na pasta correta, atribuir etiquetas ou deletá-los.
Essa função está disponível na maioria dos provedores de e-mail, e cada um deles lida com ela de forma diferente. Mas o importante é que ao criar regras para Outlook ou para o Gmail, você reduzirá significativamente o tempo que gasta gerenciando a sua caixa de entrada.
Cancele a inscrição de e-mails indesejados
Pode ter certeza de que o maior acúmulo de e-mails vem de uma base recorrente como notificações de redes sociais, aplicativos e tantos outros.
Então, na próxima vez que for excluir um desses e-mails que você nem sequer abriu, que tal prestar atenção no que você está deletando? Se você fizer isso pelo menos três vezes com o mesmo remetente, significa que é hora de cancelar a sua inscrição. Com certeza isso fará uma grande diferença.
Viu só como não é complicado se livrar de uma caixa de entrada lotada? Se você mantiver uma rotina de verificação, definir critérios e configurar regras para os seus e-mails, a sua rotina ficará muito mais organizada e produtiva. E se você está sempre buscando formas de ser melhor no trabalho e avançar na carreira, temos outra dica: fazer uma pós. Aproveite!
