Quanto tempo do seu dia você usa para ver seus e-mails? E você tem dificuldade de saber como organizar e-mail? Acredite: esse é um grande dilema para muitas pessoas, pois é uma relação de amor e ódio com a caixa de entrada, que, em muitos casos, costuma ficar lotada com o passar do tempo.
Em alguns momentos, por mais que o e-mail corporativo seja para facilitar a comunicação, ele está sendo inimigo da produtividade pelo simples fato de passar muito tempo desorganizado. E, ao invés de ajudar, ele acaba se tornando uma distração e até tirando o seu foco em outras atividades importantes.
Pensando nisso, separamos algumas dicas que vão te ajudar a organizar seus e-mails. Continue lendo para saber mais!
5 dicas de como organizar e-mails e ter uma rotina mais eficiente
Ter uma lista de e-mails completa e organizada é o sonho de todo mundo, além de ser uma maneira de manter um relacionamento com o seu público por meio da comunicação pessoal e direcionada. Mas, às vezes, o acúmulo de mensagens pode atrapalhar a produtividade e causar desorganização no trabalho.
Para te ajudar a fugir dessa situação, selecionamos algumas dicas que vão te ajudar a organizar sua caixa de e-mails e voltar a ter uma rotina de trabalho mais eficiente.
1 – Verifique sua caixa de entrada uma vez por dia
Você é aquela pessoa que atualiza o sistema a todo instante para conferir se há um e-mail novo? Entendemos que isso, às vezes, é necessário porque pode ser que você receba um e-mail novo muito urgente.
Mas, esse hábito pode deixá-lo mais distraído e ansioso para saber se o e-mail que você enviou assim que começou a trabalhar já foi respondido. Por isso, é importante separar um momento do seu dia para checar todos os e-mails e responder a cada um deles, mas faça isso apenas no período que reservou — de manhã ou à noite.
Por mais que você receba muitos e-mails considerados urgentes, ainda é possível colocar essa dica em prática porque o objetivo, na verdade, é fazer com que os e-mails não tomem tanto tempo do seu dia e nem atrapalhem a sua vida.
2 – Apague seus e-mails mais antigos
Você é do tipo acumulador de e-mails? Então chegou a hora de excluir todos que não são novos ou que não precisam ser consultados a todo instante. Se você ainda tiver dúvidas se vai ou não precisar daquela mensagem que lhe foi enviada, arquive em uma pasta, mas deixe a sua caixa de entrada, em específico, mais limpa. Essa também é uma forma de manter o número de e-mails sob controle.
3 – Tenha uma prioridade para os e-mails
Assim como reservar um período para verificar seus e-mails, saber quais são prioridade também é importante. Conseguindo montar essa lista de prioridades, você não perde tempo olhando mensagens menos importantes.
Por exemplo, e-mails sobre solicitações de clientes, oportunidades de negócios, resposta de fornecedores e convite para reuniões são e-mails que merecem ser priorizados. Ou seja, saiba o valor que cada e-mail pode agregar ao seu dia de trabalho e só assim será possível criar esse filtro de prioridade.
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Também existe a técnica de 1 minuto para responder que é bem simples. Basta observar se o e-mail que você recebeu consome até 1 minuto para respondê-lo. Se sim, faça isso imediatamente, mas caso contrário, deixe para responder mais tarde.
4 – Cancele inscrições
Você se inscreve em sites dos mais variados? Desde sites de compras até portais de notícia? Bom, então você já deve ter notado que o volume, na maior parte das vezes, é imenso e até desnecessário. A não ser que você realmente leia e utilize as informações que recebe dessas assinaturas a seu favor, o melhor a fazer é descadastrar seu e-mail.
5 – Tenha pastas para organizar seus e-mails
Conseguir separar em pastas os e-mails que você recebe, categorizando-os por assunto ou por nível de importância, vai tornar a sua comunicação mais eficiente.
Em vez de deixar os e-mails se misturarem na caixa de entrada, você pode fazer com que eles já sejam direcionados para uma pasta específica assim que chegar na sua caixa de entrada. Dessa forma, a mensagem não vai se perder na caixa de entrada e evita que você perca e até esqueça de responder.
Saber como organizar e-mail pode parecer uma missão difícil, pois é um desafio para muitos. Coloque essas dicas em prática e veja a diferença no seu dia a dia. Também conheça cursos de pós-graduação EAD e transforme sua carreira.
