Com tantas tarefas na rotina de trabalho, pode ficar difícil escolher quais são as mais importantes e que devem ser concluídas primeiro, concorda? Por esse motivo, é fundamental entender como definir o que é prioridade e manter a organização.
Embora não seja uma missão fácil, saber priorizar atividades é uma habilidade fundamental para conseguir gerenciar seu tempo, além de aumentar a produtividade e te ajudar a crescer na carreira.
Neste artigo, você encontrará boas dicas para te ajudar com esse desafio. Confira a seguir!
5 dicas para definir o que é prioridade no trabalho
Priorizar as tarefas no trabalho significa conseguir lidar com prazos e com demandas de acordo com a sua importância. Para que você consiga fazer isso de forma eficaz, é preciso incluir algumas ações no seu dia a dia, como estas que mostraremos.
1 – Identifique os objetivos do seu trabalho
A primeira coisa que devemos fazer para definir prioridades é ter clareza sobre os nossos objetivos no trabalho. Dessa forma, será mais fácil identificar as tarefas mais importantes para conseguir alcançá-los.
Sendo assim, procure entender para o que você está trabalhando no longo prazo – pode ser finalizar um projeto, ser promovido ou fazer uma transição de carreira, por exemplo.
Depois, você poderá dividir esse objetivo em outros menores e criar uma linha de tempo para eles. Por exemplo, se esse objetivo precisa ser atingido dentro de um mês, você poderá desconstruí-lo em uma lista de tarefas semanais e diárias e, em seguida, definir quais são as mais importantes de dentro de cada dia.
2 – Faça uma lista com todas as suas tarefas
Outra forma de se organizar e aprender a escolher prioridades é fazer uma lista com todas as tarefas que você precisa realizar, incluindo as regulares e as urgentes.
Para fazer isso da melhor maneira, é importante entender o seu escopo completo de trabalho. Isso significa incluir as suas tarefas pessoais e profissionais na mesma lista.
O motivo é simples: existem compromissos da nossa vida particular, como consultas médicas e odontológicas, que precisam ser realizados durante o horário de trabalho e, consequentemente, podem interferir no planejamento.
3 – Classifique as suas tarefas
Depois de listar as suas tarefas, é hora de classificá-las de acordo com a importância de cada uma. Para fazer isso, você pode avaliar as consequências de não as concluir e determinar qual delas terá o maior impacto em seus objetivos.
Esse impacto pode variar bastante, mas geralmente está relacionado à forma como a sua equipe qualifica as tarefas. Digamos que, para o seu time, os clientes são mais importantes do que as tarefas internas da empresa. Nessa situação, você já sabe que deverá priorizar tudo o que estiver relacionado a eles.
Uma outra forma eficiente de classificar as suas tarefas por ordem de prioridade é determinar o número de pessoas impactadas por elas. Quanto mais pessoas dependerem daquela atividade para darem sequência ao trabalho ou entregarem um projeto, por exemplo, maior prioridade ela deverá receber.
4 – Avalie a urgência de cada tarefa
Já parou para pensar que existem tarefas importantes, mas que não são urgentes e vice-versa? Para que você entenda melhor, daremos três exemplos de classificação que uma tarefa pode receber:
Tarefa de prazo iminente: precisa ser concluída imediatamente, afinal, ignorá-la pode ter consequências negativas, como a perda de uma oportunidade de negócio.
Tarefa importante, mas sem prazo definido: pode ter um nível de urgência mais baixo, afinal, não tem um prazo determinado.
Tarefa de rotina: pode ser planejada e concluída em um momento em que você tenha menos tarefas urgentes para realizar.
Agora, levando em consideração esses conceitos, avalie estas três tarefas e escolha qual você classificaria como urgente:
- Enviar um e-mail de follow-up para um cliente solicitando uma avaliação do serviço;
- Criar um plano de treinamento para uma nova equipe que chegará nos próximos meses;
- Criar um relatório de vendas que deve ser entregue na manhã seguinte.
Entre todos esses exemplos, se o critério aplicado for a urgência, criar o relatório de vendas deve ser a prioridade, afinal, embora as outras sejam importantes, ela é única com prazo iminente.
5 – Reavalie regularmente
Assim como os objetivos de longo prazo mudam com o passar do tempo, o mesmo pode acontecer com as nossas prioridades. Por isso, é importante sempre revisá-las e fazer ajustes quando necessário. Então, uma vez que você já tenha a sua lista de prioridades – seja do ano, seja do mês ou dia – é hora de determinar seu status.
Por exemplo, uma atividade que era urgente ou importante há duas semanas pode não ser mais uma prioridade se outras mais críticas surgirem. Do mesmo jeito, uma tarefa que não parecia urgente anteriormente pode se tornar uma prioridade repentinamente.
Em outras palavras, revisar suas prioridades fará com que você sempre tenha controle e foco das suas tarefas.
Como vimos, definir o que é prioridade é uma habilidade fundamental para uma gestão eficaz do tempo e para que os seus objetivos no trabalho sejam alcançados. Siga essas dicas para garantir que o foco está nas tarefas certas e para atingir os melhores resultados no trabalho.
E para quem quer crescer profissionalmente, a dica é fazer uma pós Pitágoras. Conheça todos os cursos e as vantagens, matricule-se e veja a sua carreira decolar.
