O mundo corporativo está cheio de diferentes tipos de reuniões, que frequentemente contam com nomes em outros idiomas. Esse combo pode fazer com que muitos profissionais se sintam confusos e perdidos na hora de entender os compromissos da agenda ou até mesmo marcar reuniões. Por isso, hoje você vai descobrir o que é reunião de kick off.
Dessa maneira, uma das modalidades de encontros e dos anglicismos, ou seja, termos em inglês serão completamente decifrados para você. Afinal de contas, ninguém é obrigado a saber todas as expressões e particularidades do universo corporativo, que muitas vezes não são abordadas em graduações e outros cursos.
Então, está pronto para descobrir tudo sobre os kick offs e nunca mais se sentir perdido quando o assunto surgir no seu trabalho?
O que é reunião de kick off? Para que serve?
Para entender o termo, vale a pena iniciarmos o texto pensando na tradução literal da expressão. “Kick off” é um termo em inglês, que literalmente significa “chute inicial”. Ela vem do mundo dos esportes, para explicar o momento que o primeiro lance acontece em uma partida esportiva, e foi levada ao mundo dos negócios.
Sendo assim, “kick off” significa iniciar alguma coisa, dar o pontapé inicial de um projeto ou começar um novo trabalho específico. Por isso, quando falamos em reunião de kick off, estamos falando daquele primeiro encontro para iniciar um novo projeto, que une todas as pessoas envolvidas no trabalho para alinhar os detalhes, próximos passos e responsabilidades.
Ela é um momento crucial para qualquer projeto. Afinal de contas, na reunião todos poderão se conhecer, falar sobre o projeto, tirar dúvidas, levantar questões, elencar potenciais problemas, abordar a timeline do projeto, engajar os profissionais, estabelecer prazos e, de forma geral, construir uma boa base para o trabalho.
Isso acontece porque, ao envolver todos os colaboradores logo no início do projeto, oferecendo a chance para levantar questionamentos e iniciar um relacionamento, as chances de sucesso do trabalho aumentam. A comunicação será direta e efetiva, com menos possibilidades de ruídos e desencontros de informações, e todos começarão o projeto já na mesma página.
Quanto tempo dura uma reunião de kick off?
Deu para perceber que essa é uma modalidade importante de reunião, não é mesmo? Por isso, ela precisa de um certo tempo para acontecer da maneira esperada, com calma e, ao mesmo tempo, objetividade e assertividade para o projeto.
Sendo assim, as reuniões de kick off costumam durar de 30 minutos a uma hora, sendo que o ideal é mantê-las mais próximas de meia hora. Dessa maneira, todos saberão da importância da otimização do tempo, usando suas falas com parcimônia e foco.
Como organizar um encontro de kick off de sucesso?
Agora que você já entendeu tudo sobre os kick offs, chegou a hora de conferir um passo a passo para organizar uma reunião de sucesso. Veja abaixo como prosseguir para que tudo dê certo nesse momento tão importante, e faça a diferença no andamento do projeto.
1 – Foque no planejamento prévio
O primeiro ponto é se planejar para conseguir uma boa reunião. Para isso, reúna os nomes de todos os envolvidos, encontre uma data e horário disponíveis na agenda de todos, revisite os planos e objetivos do projeto, relembre seus pontos importantes, prazos e questões cruciais.
2 – Liste todos os pontos que devem ser abordados
Em seguida, pegue os pontos importantes e destrinche todos eles em uma lista completa. Essa será a sua lista de itens para a reunião, uma das partes mais fundamentais de um kick off. Aqui, vale a pena incluir:
- Objetivo e escopo do projeto;
- Duração e prazos iniciais;
- Envolvidos (empresa, cliente, consultorias, etc);
- Papéis e responsabilidades;
- O que deverá ser feito;
- Plano de projeto;
- Recursos e orçamento;
- Metas;
- Identificação de riscos;
- Canais de comunicação;
- Alinhamento de próximas reuniões;
- Alinhamento de próximos passos.
3 – Faça uma pauta para a reunião e envie a todos os envolvidos
Com a lista pronta, você já pode elaborar uma pauta para a reunião. Inclua todos os tópicos que serão abordados, em ordem de apresentação e, de preferência, com um tempo estipulado para cada um deles, e envie aos convidados.
Não se esqueça de incluir pontos como objetivo da reunião, quem participará, data, horário e formato do encontro.
4 – Inicie apresentando o projeto e todos os envolvidos
Quando a reunião finalmente começar, comece apresentando o projeto em si. Seguindo a sua pauta e agenda, vale a pena relembrar o escopo e o objetivo do projeto e separar um tempo para que cada um dos envolvidos se apresente brevemente.
5 – Garanta que os papéis e responsabilidades fiquem claros
Dentre os principais pontos a serem debatidos, destaca-se a parte de definição de papéis e responsabilidades. É fundamental que, no kick off, todos os participantes saibam o que devem fazer, o que é esperado deles, a quem devem reportar e como devem se comunicar durante o projeto.
Para isso, aproveite para discutir as possibilidades de canais de comunicação, como grupos de WhatsApp, endereços de e-mail específicos, dentre outras possibilidades.
6 – Aborde o objetivo do projeto e todos os seus pontos principais
Em seguida, siga com a sua lista de prioridades e passe por todos os itens, garantindo que todos estejam entendendo e acompanhando as discussões.
7 – Alinhe prazos e próximos passos
Por fim, não se esqueça de alinhar os prazos e deixar os próximos passos definidos. Isso inclui as primeiras entregas, próximas reuniões e a avaliação do andamento do projeto para que tudo ocorra como o planejado.
8 – Envie uma ata para todos os participantes
Não se esqueça de anotar tudo o que foi definido e organizado e, depois da finalização da reunião, enviar uma ata para todos, formalizando e oficializando os combinados.
Entendeu o que é reunião de kick off e a sua importância? Então o seu próximo passo para arrasar no mundo corporativo é se tornar um profissional especialista. Para isso, contem com a pós-graduação EAD para ter toda a flexibilidade, qualidade e liberdade que precisa para se dedicar aos estudos, focando em um tema que se conecta com seus objetivos de carreira.
