Você sabe como organizar uma reunião de trabalho eficiente e proveitosa? Separamos um passo a passo completo para ajudá-lo a entender tudo o que deve fazer e tudo o que precisa evitar a todo custo.
Sabe aquele ditado “essa reunião poderia ter sido um e-mail”? Isso acontece muito: o mundo corporativo tem banalizado as reuniões até chegar em um ponto de torná-las desnecessárias, o que acaba desmotivando a equipe e até prejudicando a produtividade.
Por isso, a primeira coisa é garantir que a reunião é realmente necessária (ou seja: possui um objetivo complexo que exige a contribuição de todos da equipe para que a conversa chegue a algum lugar).
Como organizar uma reunião de trabalho?
Não faça uma reunião do nada, sem que antes tenha estabelecido de forma organizada todos os assuntos que devem ser discutidos. Se você deixar para improvisar, isso pode custar o desenrolar da reunião, levando ao desperdício de tempo.
Tenha em mente que todos ali abdicaram de uma pequena parte da agenda para ouvir o que você tem a dizer. Por isso, certifique-se de ser objetivo e de manter uma reunião produtiva.
No decorrer da reunião, você também deve manter o controle da discussão a todo o tempo e garantir que os tópicos sejam abordados de forma eficiente, sem rodeios desnecessários.
Como organizar uma reunião de trabalho: passo a passo
Quando você monta uma reunião de maneira organizada, é mais fácil garantir que o tempo dos participantes seja utilizado da melhor forma. Uma agenda clara e objetiva ajuda a manter o foco nos assuntos importantes, evitando aqueles desvios.
Além disso, uma organização adequada gera um ambiente propício para que os participantes se sintam preparados para contribuir de maneira significativa. Resultado: um ambiente de trabalho colaborativo.
Levando todos esses aspectos em consideração, montamos um passo a passo completo de como organizar uma reunião de trabalho de forma simples, correta e produtiva:
1 – Defina o assunto
Por que a reunião é necessária? Qual é o objetivo a ser alcançado? Que tipo de contribuição você espera dos participantes? Responder a essas perguntas evita uma reunião que poderia ser apenas um comunicado breve (ou um e-mail mesmo).
Para garantir que o assunto é importante e que nada será esquecido durante a reunião, uma dica é criar uma pauta que inclua os tópicos a serem discutidos e o tempo estimado para cada um.
2 – Gerencie o tempo
E por falar em tempo estimado, você deve ter todo o controle do tempo da reunião — o que já começa na escolha de um horário que seja conveniente para a maioria dos participantes.
Não atrase a reunião. Comece a reunião no horário agendado, mesmo que nem todos os participantes estejam presentes, e garanta que ela vai encerrar no horário previsto, em respeito a possíveis outros compromissos que os presentes possam ter.
Para isso, gerencie o tempo dedicado a cada tópico da agenda para garantir que todos sejam abordados dentro do período previsto.
3 – Faça uma boa seleção dos participantes
Quem realmente precisa estar nessa reunião? Mantenha a lista de participantes o mais enxuta possível, incluindo apenas as pessoas indispensáveis.
Para garantir que ninguém importante ficou de fora, vale listar as pessoas que precisam participar da reunião com base no assunto e no objetivo.
4 – Prepare um material de apoio
Além de definir os assuntos que devem ser retratados na reunião, você também pode preparar documentos, apresentações ou outros materiais para auxiliar na discussão dos tópicos da agenda. Assim não fica perdido ao conduzir essa reunião e não corre o risco de durar mais que o necessário.
5 – Faça uma apresentação prévia dos assuntos
Apresente a pauta da reunião e explique os objetivos que você espera alcançar durante o tempo disponível. Dessa forma, os participantes entendem quais tópicos serão abordados, o que ajuda a evitar confusões e garante que todos estejam na mesma página desde o início.
6 – Incentive as participações
Incentive os participantes a apresentarem opiniões e ideias durante a reunião. Se possível, separe um tempo justamente para que as pessoas tirem dúvidas ou deem ideias (para não comprometer o andamento da reunião, já conte com esse tempo ao elaborar a agenda).
7 – Encerre a reunião com um resumo
Para garantir que todos tenham compreendido, encerre a reunião com um resumo dos principais pontos discutidos, as novas decisões tomadas e as próximas etapas a serem seguidas.
8 – Distribua um resumo após a reunião
Após a reunião, pode ser eficiente enviar um resumo das discussões, decisões e ações acordadas para todos os participantes. Assim, os assuntos ficam registrados.
Saber como organizar uma reunião de trabalho é muito útil para quem ocupa um cargo de liderança, mas mais benéfico ainda é se tornar um especialista no mundo dos negócios. Para isso, você pode fazer o MBA Pitágoras, que te dá todo o repertório necessário para uma boa gestão de pessoas e do ambiente corporativo como um todo.
