As reuniões de trabalho podem representar uma oportunidade de expor ideias e ficar por dentro do que está acontecendo na empresa. Uma boa contribuição nesse momento é capaz de fazer a diferença e ajudá-lo a se destacar enquanto profissional, já que mostra maturidade e dedicação ao mesmo tempo.
Existem várias razões que levam a uma reunião, e isso varia de empresa para empresa. No entanto, de modo geral, as reuniões costumam acontecer para alinhar informações, determinar metas ou mesmo falar sobre o que foi entregue (ou o que ainda falta entregar).
Além de saber a forma certa de contribuir de maneira eficaz em uma reunião, o profissional também precisa saber o que deve ser evitado para não atrapalhar o andamento da conferência e o raciocínio dos líderes e colegas. Ou seja: falar é importante, mas saber a hora certa de falar é mais importante ainda.
Antes das reuniões de trabalho
Dito isso, separamos algumas dicas de comportamento e atitudes para se ter antes e durante a reunião. A postura de um profissional já começa antes mesmo da conferência acontecer, porque exige toda uma preparação. Aparecer despreparado pode impactar negativamente o seu desempenho.
1 – Saiba quais são os tópicos
Normalmente, quando uma reunião de trabalho é marcada, os líderes já adiantam a equipe sobre os tópicos que serão abordados. No entanto, caso o motivo da reunião esteja muito vago, cabe perguntar. Caso não seja confidencial, os responsáveis pela reunião certamente devem ajudar a tornar tudo às claras.
2 – Faça uma pesquisa aprofundada
Saber os assuntos a serem abordados na reunião é importante justamente para que você consiga fazer uma pesquisa aprofundada antes dela acontecer. Revise relatórios, leia materiais institucionais ou antigos e-mails que possam te deixar informado sobre os tópicos que devem protagonizar a conversa. Ir a uma reunião desinformado é uma má ideia.
3 – Gerencie o seu tempo
Ao marcar a reunião, a ideia é que se estipule um horário e um tempo aproximado de duração. Dessa forma, você pode gerenciar as tarefas daquele dia para que a sua rotina se encaixe com a reunião. Priorize o que não pode ser adiado e reorganize as suas entregas de modo que não atrapalhe o seu rendimento.
4 – Separe perguntas
Fazer perguntas pertinentes pode ajudar a tornar tudo mais claro, então se desde já houver alguma questão que paira em sua mente, anote para que possa fazê-la durante a reunião. No entanto, esteja atento para não fazer uma pergunta que já foi respondida.
5 – Separe ideias
Da mesma forma que as perguntas, as ideias também são muito bem-vindas na reunião. Algumas dessas reuniões são feitas justamente sob a premissa de um brainstorm (ou seja, uma fusão de ideias de vários componentes da equipe), então cabe separar algumas das suas melhores ideias para apresentar no momento certo.
Durante a reunião
Além de se preparar para a reunião, o profissional deve assumir uma postura séria e responsável durante, sem dispersar ou falar na hora errada.
1 – Faça anotações
Uma boa forma de ficar por dentro de tudo o que está acontecendo na reunião é fazer anotações importantes. Não precisa ser algo complexo: apenas palavras-chave e os números mais importantes, por exemplo.
Você também pode se certificar de que alguém grave a reunião para que as informações possam ser consultadas no futuro, assim as mais importantes não passam despercebidas.
2 – Espere sua vez e seja objetivo
A reunião envolve toda uma equipe, então é provável que você não seja o único a querer falar. No entanto, é importante não interromper ninguém, para não atrapalhar o andamento da reunião. Espere a sua vez e, quando houver a necessidade de apresentar uma ideia, levante a mão (até mesmo nas plataformas de reunião remota há recursos para isso).
3 – Faça perguntas
Seguindo essa linha de raciocínio de esperar a sua vez, não é necessário ter medo de fazer perguntas. No entanto, a preferência é que espere até o final da reunião para levantar as dúvidas que surgiram.
Em determinadas conversas, ao fim de cada tópico o líder (ou quem quer que esteja falando) pode convidar as pessoas a fazerem perguntas. Se esse for o caso, não há necessidade de esperar até o fim.
4 – Não tenha medo de expor suas ideias
Também é importante não ter medo de expor o que você pensa. Algumas ideias podem ser muito inteligentes, por mais simples que pareçam. O máximo que pode acontecer é a sua ideia não ser utilizada, mas até aí, você tentou! Ser participativo conta muito, e deixa os líderes de olho no seu compromisso e no seu engajamento.
5 – Esteja atento o tempo inteiro
Pode acontecer de você não ter ideias ou perguntas para participar da reunião. Não é obrigatório, mas nesse caso, a recomendação é ficar totalmente atento ao que está acontecendo.
Não há nada pior do que ser “pego no pulo” com uma pergunta que você não consegue responder simplesmente por não estar prestando atenção. Pense que seria um trabalho duplo: se não prestar atenção agora, vai ter que recorrer a essas informações mais tarde.
Além de contribuir nas reuniões de trabalho, um bom profissional dá continuidade à sua formação. A pós Anhanguera pode te ajudar a conquistar mais visibilidade no mercado.
